استفاده از سیستم های سخت افزاری برای برقراری ارتباط صوتی و تصویری بین مراکز یا قسمتهای مختلف دارای محاسن و معایبی است که به برخی از آنها اشاره می کنیم
استفاده از سخت افزار برای مراکزی که تعداد زیادی کلایت دارند مقرون به صرفه نیست چرا که باید به تعداد کلاینتها سخت افزار تهیه کنند و از طرفی با رشد چشمگیر تکنولوژیهای انتقال صدا و تصویر معمولا ارتقای سخت افزارهای ویدئو کنفرانس به راحتی صورت نمی گیرد
استفاده از سیستم های ویدئو کنفرانس اینترنتی (نرم افزاری) دارای چندین حسن است که می توان به اضافه نمودن یک یا چند کلاینت جدید بدون تحمیل هزینه به سیستم اشاره نمود تنها سخت افزار مورد نیاز وب کم و هدست می باشد.
ارتقای سرور و پهنای باند و امکانات مورد نیاز برای سازمان در این نوع از ویدئو کنفرانس وجود دارد
بحث استهلام سخت افزار ، خرابی ، پیکره بندی ، تغییر سیستم عامل و .... هم در این مورد به پیش نمی آید
